建筑企业设备管理信息系统
摘 要 介绍一种适用于建筑企业的设备管理信息系统。通过对建筑企业机械设备管理和租赁运营特点的分析，解析出系统应实现的主要功能和需处理的主要数据，建立数据流程模型，并利用VB6.0和SQL Server200。实现设计目标。该系统满足建筑企业机械设备管理信息化和开展租赁运营的需求。
关键词 工程机械 租赁 管理信息系统
中图分类号 F273.4 文献标识码 B
随着对工程施工质量要求越来越高，建筑企业拥有的设备数量、价值已成为评价企业施工能力的一个重要指标，企业拥有的机械设备也越来越多。为了提高设备利用率，实现资产的保值、增值，一些建筑企业已开始采用先进的计算机和信息技术，运用现代设备管理的原理与方法，建立了设备管理信息系统，以期提高设备管理水平。但是由于工程施工的特点是量大、任务紧、阶段性强，造成机械设备的使用忙闲不均，而且建筑企业的机械运作是流动型的，机械状态受工地条件和司机操作水平影响较大，使得基于工业企业设备管理原理的管理信息系统在建筑企业设备管理中出现了较大的不适应性。同时建筑企业保有的机械普遍还开展了租赁运营。建筑机械设备管理已由“管、用、养、修”，增加为“管、用、养、修、租、算”。针对建筑企业机械设备管理中出现的以上新特点，利用成熟的计算机软件开发平台VB6.0和SQL Server2000，设计了一套以建筑企业设备台账信息和租赁业务管理为核心的管理系统。下面分别从系统分析、功能模块和系统设计三方面进行介绍。
一、系统分析
1.信息需求分析
(1)设备台账管理：是设备管理中的重要组成部分，主要需求是要为每个机械设备建立相应的档案，存储设备的详细信息，实时统计分析机械设备的类型、制造厂家、出厂日期、购买日期、规格参数、数量、固定资产原值、固定资产净值、机械状况、技术状态、折旧率、折旧年限、发动机型号、功率等指标。
(2)新购设备管理：主要是对购置设备的全过程，包括设备选型、审批、购置、验收等进行登记，并按企业规则编制设备管理号。
(3)设备维修管理：主要是对设备基础数据的维护，包括对机械设备事故进行登记，设备维修费用核算，备件消耗统计在内的维修实时动态管理，并对维修频率进行统计与分析；还包括设备的日常保养统计，编制重大设备大修计划等。
(4)设备履历管理：包括管理设备的调拨、封存启用、折旧状况、使用日志记录、司机变更记录、报废等信息，从而使相关部门能随时掌握设备的最新情况。
(5)租赁业务管理：针对不同用户，设置不同租用信息；单位内部租用施工机械，由操作手认真、及时、客观地填写机械设备使用记录表，交工程项目负责人签认后将相关数据输入系统，由内部财务按约定时间进行转账；向社会出租施工机械，按天或按月计费，实行合同管理和预付租金制度。可依据机械的租赁日志，考虑客户有提前退租或延长租期的要求，按合同计算租金，实现租赁业务结算管理。
(6)司驾人员管理：对司驾人员信息、操作证、培训情况等进行管理，根据记录情况和平时考核结果，定期输出培训计划；实时掌握司驾人员的工作状况，提供实时参考数据，提高操作的准确性。
(7)报表查询：可根据机械分类查询台账中每一设备的实时参数；检索设备折旧状态；检索设备维修记录及配件油料消耗状况；查看每一种机械的库存、出租、回收及在外维护数量情况；查询每一个租赁合同信息。
(8)各种汇总报表：按月、季、年的配件及油料消耗统计；按月、季、半年、年时间段生成配件收、发、库存表；收付款汇总表，每个客户每个月的租费汇总表，所有客户的租费汇总表等；按照时间、合同和租赁单位等各种条件进行一段时间的业务统计报表。
(9)数据库维护：用户可以根据需要及权限管理大型机械设备、司机，设备、人员可按需增删。
(10)操作员管理：可增减操作员，并设置相应的权限。
2.功能需求分析
要求能实现上述各种信息的录入、编辑修改、审核、保存、浏览、查询、统计汇总、数据导入导出、生成各种管理数据打印报表等；在信息的录入编辑过程中可按照特定的格式项目进行编排，对特定的信息设置保护；系统操作简便灵活、易学易用、人机界面简捷友好，系统易于维护管理，数据安全可靠。
3.数据流程分析
经过对机械台账管理、租赁业务管理、司驾人员管理及报表处理的工作流程分析，绘制出如图1的系统数据流程图，从而可以优化系统结构设计。
二、功能模块
系统采用模块化、结构化程序设计方法。经过对建筑企业现行设备管理方法和租赁业务开展的调查和研究，确定系统总体功能模块图如图2所示。
1.机械台账管理模块
机械台账是机械设备重要的存档文件，包括厂商信息、设备的购置档案、设备参数档案、设备的配件、附件、配属司机档案以及在其他模块中经过统计分析得出的结果、历史记录等。它可以为工程技术人员选配适当的机型提供必要的参数和信息，为管理人员合理科学地使用维护机械提供依据，为司驾操作人员提供合理使用操作的方法。本模块主要功能如下。
(1)台账分类管理：考虑与建筑企业以前采用EXCEL台账报表管理模式的数据衔接，机械台账分为固定资产台账、报废设备台账、报废已处理设备台账、总台账。总台账是固定资产台账、报废资产台账的汇总，如果总台账中有已报废并已处理的设备则此类设备从总台账除去，进入报废已处理台账。分类台账有设备卡片台账和设备资产卡片台账。设备卡片包含该设备的生产厂家、所属单位、状态、维修模式、技术参数、随机资料等信息；设备资产卡片包含该设备原值、折旧率、使用费以及保养维修费用等信息。
(2)配件管理：对设备的配件进行必要的库存管理，在保证机械正常运转的情况下，尽量降低其库存，减少资金占用量。配件管理主要包括建立机械配件台账，完成配件的出入库管理，制定配件储备定额；管理配件采购计划；对配件进行消耗分析，提供各类统计分析报表。它可以帮助用户根据本企业的现有机械自动求出配件的合理的库存量，并进行配件的添置、发放等登记工作。
(3)机械调度管理：管理机械在建筑企业内部项目部间的流动使用状况，负责企业自用设备时的设备管理。主要输入机械设备现服务项目、调入时间、调令号、调出部门等数据，相关数据进入设备信息库存储。如果工程项目部和机械主管部门需独立核算，则机械管理号、机械型号、调入调出时间等参数可传送给租赁业务管理模块，进行合同登记和租金核算。
2.机械履历管理模块
分为三个子模块。
(1)机械使用日志管理子模块：自动生成设备保养维修计划，提醒用户按时保养机械；帮助用户随时输入机械设备的使用维护情况，如某天某台设备工作多少小时，做何工作，消耗多少油料、配件，操作手是谁，发生过什么故障等。用户可以随时查询某一天的某台机械使用状况，实现对机械的动态查询。
(2)折旧管理子模块：为了更好地进行设备管理，在系统中自动进行了机械资产折旧运算，并对设备使用和维修的评价指标进行了自动“量化”运算，为设备管理人员对设备的维修和更新提供必要的“量化”的依据。
(3)维修保养管理子模块：管理机械的保养和维修工作。机械保养管理主要包括日常保养、定期保养、换季保养和停机保养。设备维修管理是设备管理的主要内容之一，包括设备状态检测报告、制订维修计划、维修施工报告、建立设备维修台账等内容。只有良好的维修管理才能保持和恢复设备完成规定功能的能力，是企业提高经济效益的重点环节。系统可以编制和变更设备年度维修计划，编制和变更月维修计划，对维修质量和效果进行评价，并统计维修工时与费用。
3.租赁业务管理模块
负责设备出租管理，针对不同租用设备的用户提供一个不同设备不同出租方式的价目表。进行出租设备的合同管理，负责合同相关数据输入和处理。
租赁业务管理的主要业务流程是对合同相关信息的登记存档和对合同的自动结算。下面分别介绍这两个业务流程的实现方法。
(1)合同登记流程：若为新客户则为其建档，将其公司或个人主要信息输入数据库；然后进入租赁合同设置窗口，开始建立一个新合同。从客户信息库中选择合同乙方单位，从设备信息库中选取客户需租设备，如果需要为机械配备司机，从司驾人员信息库中选取司机，随后输入出租模式、出租时间、交还时间、登记时间、押金、预交租金、备注、合同编号等参数，确认后，系统在合同信息库中建立一个新的记录。已登记合同可以提供合同数据查询服务。
(2)合同结算流程：主要步骤是进入交还结算窗口后通过下拉框选择要结算的合同号，从数据库调出合同，检查合同无误后，考虑到每一机械交还的日期可能不同，因此首先对合同涉及的每一机械输入其具体交还日期后单独结算，所有合同涉及机械结算完后再输入合同涉及的维修费用、司机工资及其他费用等参数，系统将运算出该项合同的最终费用。
4.报表查询模块
自动对数据进行处理，自动生成设备明细表、配件消耗清单、油料消耗清单、租金结算等各种报表，如在月末（或年底）统计出该月（年）某台设备所完成的工作台班、消耗的油料与配件，并按照规定的格式自动生成报表，完全避免了管理人员的手工数据统计，大大减轻了工作量。
单机核算子模块对各个机械进行单机核算，统计其各种评价指标，如设备利用率、设备完好率等，帮助用户评价其经济性；可计算设备完好率、利用率。查询、统计求和实际台班、台时、完成产量等。还可以按照一定的方法计算出每台机械每年应提取的折旧、大修理基金，设备报废时，综合评价其整个寿命周期内的经济性，并将结果存档。
5.系统管理模块
该模块进行系统用户的管理，包括用户操作权限分配、密码修改、操作注册、数据整理与备份、数据恢复。
三、系统设计
系统采用C/S框架模式，数据库管理系统选用SQL Server2000，数据库开发及程序界面设计采用VB6.0。用户在使用系统时，首先需要输入用户名和密码进行登录，验证通过后进入系统主界面，然后用户根据权限级别进行相应的操作，如录入编辑、查询、修改、删除和审核等。对于存入数据库中的数据可以导出到EXCEL报表中保存及打印。
在程序外观界面方面，设置具有立体效果的按钮、菜单和工具栏，在系统中对所设置的各个按钮实行保护，以防误操作所引起的不良后果。按各按钮间的逻辑关系可确定某按钮在某状态是否有效。在操作方面，充分体现面向对象的屏幕操作风格，对程序中各对象设计相应的弹出菜单及快捷操作按钮以及提供联机帮助系统，所有功能可通过调用菜单对象的子菜单命令完成，主窗体上还设置有多个快捷按钮，便于对常见管理功能进行快捷处理。系统操作简便、界面友好。
数据库是信息管理的核心，是系统中数据存储的实体，也是全系统信息资源充分利用的基础。数据库设计过程：基于工作流规划数据流程图，以E-R图实现数据库概念结构设计，采用数据编码技术和设备BOM思想对数据库逻辑结构进行设计。
四、总结
系统主要考虑实现建筑企业的设备管理与租赁运营业务管理的信息化，使建筑企业的设备管理和租赁业务操作实现了从人工经验型管理向计算机信息化管理的转化，可以大大减少管理人员的数量，并提高工作效率。对于设备管理和租赁业务管理中的主要功能，如设备信息采集查询、客户信息管理、设备人员状态管理、按时间段统计查询等也都能较好地实现。整个系统结构层次分明，实体关系明了，操作流程规范。由于采用了面向对象的开发工具，程序操作界面简洁清晰，便于使用。系统交付使用以来运行正常，获得了用户的好评。
参考文献
1 雷智翔，黄晓燕，何平．机械设备租赁计算机管理系统[J]．设备管理与维修，2005（11）
2 雷智翔，葛庭栋，黄晓燕基于web的施工机械租赁管理系统[J]．建筑机械化，2006（2）
3 张健沛．数据库原理及应用系统开发[M]．北京：中国水利水电出版社